Escriba un comunicado de prensa exitoso

Un comunicado de prensa es uno de los principales métodos para informar a la prensa acerca de las novedades de su empresa. Los reporteros, editores y productores tienen hambre de noticias, y con frecuencia dependen de que los comunicados los pongan sobre aviso de nuevos o inusuales productos, tendencias de una empresa, datos y sugerencias, así como otros acontecimientos. De hecho, gran parte de lo que se lee en los periódicos, revistas o publicaciones comerciales, de lo que se escucha en la radio o se ve en la televisión se originó a partir de comunicados de prensa. Lamentablemente, el editor promedio recibe hasta varios cientos de comunicados de prensa cada semana, la mayoría de los cuales termina "archivado". Su desafío consiste en crear un comunicado que motive al periodista a informarse más y descubrir que realmente es su historia la que debe contar.

Use estas 10 sugerencias para escribir un comunicado que llame la atención.

Use un encabezamiento activo para captar la atención del reportero

El encabezamiento hace que su comunicado se distinga. Hágalo breve, eficaz y descriptivo, en otras palabras, diga algo como "Nombran a Juan Pérez el Hombre del Año" en lugar de "Juan Pérez recibe un premio".

Ponga la información más importante al principio

Ésta es una regla comprobada y verdadera del periodismo. El reportero debe poder determinar de qué se trata el comunicado a partir de los dos primeros párrafos. De hecho, es probable que eso es todo lo que lea. Por lo tanto, no oculte información de interés. Y recuerde las cinco preguntas básicas: asegúrese de que su comunicado contenga las respuestas a Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Por Qué y Cómo.

Evite afirmaciones elogiosas y sin respaldo

Un periodista puede husmear la propaganda comercial a kilómetros de distancia. En lugar de hacer afirmaciones exageradas, dé información real y utilizable. Busque maneras legítimas que lo distingan, a usted y a su empresa, y destaque esos aspectos. Para promover su empresa, escriba un comunicado que responda preguntas acerca de ella, en lugar de uno que sólo haga afirmaciones generales acerca de lo excelente o interesante que es sin decir por qué.

Sea activo y directo

Use un lenguaje que logre que el lector se interese en sus noticias tanto como usted. Si su comunicado es aburrido o zigzaguea, posiblemente supongan que usted no dará una buena entrevista.

Limite su comunicado a un máximo de dos páginas

En ocasiones muy especiales, puede optar por una tercera página si es necesario dar detalles cruciales. De lo contrario, si no puede expresar su mensaje en dos páginas, quiere decir que no está yendo al grano.

Incluya un contacto

Asegúrese de que su comunicado incluya los datos de una persona con la que el periodista se pueda comunicar para obtener mayor información. Esta persona debe estar familiarizada con todas las noticias del comunicado y dispuesta a responder preguntas. Además, despache el comunicado en papel con el membrete de su empresa: esto le da una apariencia profesional y le ofrece al periodista otra manera de llegar a su empresa.

Reduzca al mínimo el vocabulario especializado

Si su actividad pertenece a un área técnica, trate de no usar términos técnicos. Muchos reporteros no están tan familiarizados con su empresa o industria como usted. Su historia saldrá mejor en español estándar, no en una jerga especializada.

Destaque los beneficios

Esto cae en la categoría de "no lo diga, demuéstrelo". Evite decir que algo es "único" o "lo mejor". En lugar de eso, indique cómo se beneficiará la gente, por ejemplo, les ahorrará tiempo, les ahorrará dinero, les facilitará la vida, etc.

Sea específico y detallado

Marcia Yudkin, autora de "Six Steps to Free Publicity” (Seis pasos para hacer publicidad gratuita) denomina a esto el síndrome de "Sí, pero QUÉ es?" El lector necesita poder visualizar un nuevo producto, o saber cómo funciona un nuevo servicio. Si tiene alguna duda, pídale a una persona que no conozca su producto o servicio que lea el comunicado y que le describa lo que usted está tratando de transmitir. Y es mejor que sobren detalles en lugar de que falten. Por lo tanto, como observa Yudkin, "En lugar de 'La nueva obra de Jackson contiene información diseñada para beneficiar a cualquier inversionista de la bolsa de valores', escriba, 'La nueva obra de Jackson contiene siete principios del análisis de mercado que permiten incluso a los inversionistas ocasionales elegir acciones rentables'. Mejor aún, describa dos de los siete principios directamente en el comunicado".

Corrección de pruebas

Cuando haya terminado su comunicado de prensa, no se olvide revisar si hay errores ortográficos a través de una corrección de pruebas. Si no es bueno para la ortografía o la gramática, pase el comunicado a un amigo o colega que sí lo sea. Si su comunicado tiene una apariencia desordenada o descuidada, usted también tendrá esa imagen.