Principal  > Proteja su propiedad intelectual
 Compartir  Versión para impresora  correo electronico

Otras traducciones

Proteja su propiedad intelectual

Adaptación de contenido original de American Express® OPEN Small Business Network

El robo de información confidencial y de secretos internos puede ser tan dañino para su empresa como el desfalco u otras formas de fraude que pueden cometer los empleados. Utilice estas sugerencias para proteger su ventaja competitiva.

Compre destructores de documentos, y úselos

Ponga cuidado cuando descarta documentos sensibles o confidenciales. Entre estos figuran: estados financieros, propuestas, información sobre clientes, informes, recibos, facturas, etc. No los arroje al cesto de papeles sin más: destrúyalos primero. Depositarlos con la basura sin desintegrarlos previamente plantea varias cuestiones de seguridad. Si la basura que usted arroja no se elimina del modo correcto, estos documentos podrían terminar fácilmente en manos indebidas... o volar por la calle frente a quienes compiten con usted. Por otra parte, se ha sabido de espías industriales que revisan la basura en busca de información confidencial. Haga que la destrucción de documentos se practique en toda la empresa. Insista en que sus empleados eliminen sus papeles de este modo.

Tenga un plan para empleados desvinculados

No permita que un empleado frustrado se transforme en una amenaza para su seguridad. Tenga un plan preparado para evitar que nadie pueda abandonar su empresa con documentos confidenciales. Éstos son algunos de los pasos que puede tomar:

  • Haga que la persona deje las instalaciones de inmediato al ser despedida. Dejar que el empleado permanezca unos pocos días para dejar sus asuntos en orden es invitar a esta persona a llevarse documentos e información que puede ser de valor para su firma. Haga que un supervisor esté presente mientras la persona retira sus efectos personales de su escritorio.
  • Disponga la devolución inmediata de toda información confidencial de la empresa, tal como listas de clientes, listas de precios, etc. Establezca la devolución en tiempo de estos documentos como condición para recibir la indemnización por despido.
  • Disponga que la persona entregue las llaves, tanto de las instalaciones de la empresa como de su escritorio y gabinetes de archivo. Si no lo hace, cambie las cerraduras.
  • Elimine inmediatamente la contraseña de esta persona de su red de computadoras. Esto es particularmente importante si la persona puede ingresar por teléfono a su red desde su propio domicilio y descargar información importante.

Utilice contraseñas en sus computadoras

Exija a sus empleados el uso de contraseñas para ingresar a sus computadoras o a su red. Esto impedirá que personas no autorizadas tengan acceso a archivos importantes. No deje que sus empleados muestren indolencia con sus contraseñas: haga que las cambien todos los meses. Desaliente el uso de opciones para “recordar” contraseñas. Éstas hacen fácil el ingreso de personas no autorizadas a los sistemas. Insista en que los usuarios se desconecten de la red toda vez que se alejen de sus escritorios, de modo que no puedan abalanzarse sobre ellos personas no autorizadas.

Haga que todos los empleados firmen acuerdos de confidencialidad

Asegúrese de que todos los empleados entiendan que para su empresa el robo de propiedad intelectual es tan grave como el de elementos materiales. Utilice un contrato de confidencialidad, o una cláusula de confidencialidad en el contrato de empleo, para estipular las responsabilidades de los empleados en cuanto a la información confidencial y a los secretos internos. Defina con claridad qué es lo que su empresa considera confidencial. Éste es un punto crucial, ya que discrimina claramente cuál es la información que pertenece a su empresa y cuál al ex-empleado. El acuerdo debe describir también los pasos que el empleado debe tomar para mantener la confidencialidad, tal como utilizar contraseñas en la computadora, no retirar listas de ventas de las instalaciones, no copiar documentos en discos, etc.

Restrinja el acceso a sus documentos

Establezca y asegure el cumplimiento de procedimientos estrictos para el acceso a información confidencial o secreta. Cree una jerarquía de accesos entre sus empleados para la información sensible. Permita ver cierta información únicamente a quienes la necesitan. Por ejemplo, un representante de ventas puede necesitar información para hacer contacto con clientes en su territorio, pero no necesita tener la lista íntegra de clientes ni datos sobre facturación. Marque los documentos electrónicos clave (tales como su base de datos sobre clientes) como “de solo lectura”, de modo que no puedan ser modificados ni copiados en discos.

No tiente a los ojos curiosos

Haga difícil espiar para la gente que no debe ver documentos confidenciales. Aliente a todos los que trabajan en su empresa a tomar ciertas precauciones básicas. No deje documentos en cualquier parte. Archive todos los papeles una vez que haya terminado de usarlos y se aleje de su escritorio. Eche llave a su gabinete de archivo y a su escritorio cuando salga. Cierre los archivos de computadora mientras no los esté usando, y no deje nunca un archivo en la pantalla cuando se aleja de su lugar de trabajo.


Copyright © 1995-2014, American Express Company. Todos los Derechos Reservados
 Compartir  Versión para impresora  correo electronico
Calificaciones (0)
If you are a human, do not fill in this field.
Haz clic en las estrellas para calificar este artículo.
  

 

Commentarios