Arrendamiento de equipos

El financiamiento de equipos nuevos, desde computadoras y sistemas telefónicos hasta equipos de capital y otros equipos necesarios para hacer funcionar su empresa, es un tema importante para los propietarios de pequeñas empresas. El arrendamiento, en lugar de la compra, puede ser una opción efectiva en términos de costos, especialmente si no cuenta con el dinero, pero requiere el equipo.

De hecho, es posible que considere el arrendamiento incluso si cuenta con el dinero para invertir. Al arrendar, quizás descubra que puede regular su flujo de caja de manera más efectiva, ya que tiene cuotas mensuales predecibles y regulares, a diferencia de un solo pago total. Asimismo, el arrendamiento le puede ayudar a no atarse a líneas de crédito o tal vez quiera utilizar el dinero para otra área de su empresa.

Para informarse más en detalle sobre los arrendamientos, haga clic en los siguientes temas:

• Cómo funciona el arrendamiento
• Ventajas y desventajas del arrendamiento
• Condiciones que debe buscar en un arrendamiento
• Cuando un arrendamiento no es un arrendamiento

Cómo funciona el arrendamiento

Cuando firma un contrato de arrendamiento, está asignando los derechos del equipo al arrendador. El arrendatario es el propietario del equipo y lo pone a su disposición para que lo use a cambio de los pagos por concepto de arrendamiento que usted efectúa. Existen diversas formas de adquirir equipos a través de un arrendamiento. Entre los más comunes se encuentran:

• Usted selecciona el equipo personalmente y luego busca financiamiento mediante un arrendador. Usted selecciona un sistema del proveedor de su elección y luego firma un contrato de arrendamiento para ese sistema con la empresa arrendadora. Dentro de este marco, generalmente aún obtiene servicios y soporte para el sistema por parte del proveedor y no del arrendador.
• Usted selecciona el equipo en conjunto con un minorista o fabricante que ofrezca arrendamiento a través de su propia subsidiaria. Una vez definido un precio de compra, su proveedor lo traducirá en un pago de arrendamiento en base a las condiciones que usted haya solicitado.
• Usted obtiene el equipo directamente a través de un arrendador. Si elige este camino, tendrá que trabajar con la empresa arrendadora para descifrar qué necesita y cuánto puede costear. En este caso, el arrendamiento y el equipo provienen del arrendador. Si decide obtener su arrendamiento y equipo del arrendador, es posible que desee ver otros equipos antes de definir el arrendamiento. Una empresa arrendadora no constituye necesariamente el lugar para obtener información técnica.

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Ventajas y desventajas del arrendamiento

Los siguientes son algunos problemas que debe considerar al buscar un arrendamiento:

• Propiedad: la mayor desventaja del arrendamiento es que cuando finaliza, usted no es dueño del equipo. Obviamente, esto también puede representar una ventaja, especialmente en el caso de equipos como computadoras, donde la tecnología cambia muy rápidamente.
• Gasto total: el arrendamiento es casi siempre más caro que la compra, suponiendo que no requiere un préstamo para comprar. Por ejemplo, el arrendamiento por 3 años de un sistema computacional de USD 5.000 (con una tasa típica de USD 40/mes por USD 1.000) le costará un total de USD 7.200.
• Búsqueda de financiamiento: los contratos de arrendamiento generalmente son más liberales que los préstamos. En tanto un banco puede requerir registros comerciales de 2 a 3 años para otorgar un préstamo, muchas empresas arrendadoras evalúan su historial de solvencia crediticia en base a períodos más cortos (por lo general, 6 meses). Esto puede convertirse en una gran ventaja para una empresa que recién comienza.
• Flujo de caja: ésta es la ventaja principal del arrendamiento. Elimina un gran gasto único que puede agotar su flujo de caja, dejando así disponible dinero para otras necesidades cotidianas.
• Impuestos: casi siempre, el arrendamiento le permite rebajar el valor en libros de sus costos por concepto de equipos, vale decir, sus pagos de arrendamiento se pueden deducir como gastos comerciales. Por otro lado, la compra le puede permitir deducir un monto de hasta USD 19.000 equivalente en equipos en el año de la compra (como parte de los gastos del primer año); todo lo que supere esa cantidad se deprecia en varios años. Con la deducción de gastos del primer año, el "costo real" de un sistema computacional de USD 5.000 puede ser sólo USD 3.400.
• Necesidades tecnológicas: la tecnología avanza a pasos agigantados. Si compra en forma definitiva una computadora o equipo de alta tecnología, en 2 o 3 años puede encontrarse con un equipo obsoleto, sin valor de reventa perceptible. El arrendamiento le permite probar nuevas configuraciones de equipo y actualizar su sistema en forma regular para permanecer en la cima de la curva tecnológica. Por otra parte, si tiene una política de "traspaso" en su empresa (donde la tecnología más antigua es utilizada por ciertos departamentos), la compra puede ser más efectiva.

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Condiciones que debe buscar en un arrendamiento

Las siguientes son algunas materias que debe buscar al negociar su arrendamiento o revisar su contrato de arrendamiento:

• Duración del arrendamiento: generalmente, se conoce como el "plazo" del arrendamiento y habitualmente tiene una duración de 12 a 36 meses. Mientras menor sea el plazo de su arrendamiento, más altos serán sus pagos. El período típico para un arrendamiento de computadoras es de 36 meses, aunque tal vez desee un arrendamiento de 24 meses para mantenerse al día con los cambios tecnológicos. Por lo general, el costo de los arrendamientos por 12 meses es extremadamente alto y muchos expertos recomiendan que sólo se decida por esta opción si tiene una razón imperiosa.
• Costo total: analice todos los cargos de los que será responsable durante el plazo de su arrendamiento. Incluyen el pago inicial, los pagos mensuales, depósitos de garantía, todos los gastos por concepto de seguros, costos de servicio o reparación, etc.
• Cláusula de anulación: esto le permite interrumpir el arrendamiento, aunque tendrá que pagar multas altas. De esta forma, si cierra su empresa, cambia su enfoque o ya no requiere un equipo, no será responsable durante el resto del plazo de arrendamiento.
• Cesión: pregunte si puede ceder el arrendamiento a otra parte, y si es así, cuánto cuesta.
• Reemplazo por equipos modernos: si la tecnología cambia rápidamente, seguramente querrá considerar esta opción. Esto le permite actualizar o intercambiar su equipo, de modo que no se tiene que quedar con algo obsoleto.
• Planes de servicio: pregunte si su arrendamiento incluye un plan de servicio en sitio, y si es así, determine su duración. Si sólo tiene 1 año de servicio en sitio, es posible que deba ampliarlo para que se prolongue durante todo el arrendamiento, de lo contrario, usted será responsable de todas las reparaciones después de los primeros 12 meses. Asimismo, asegúrese de que el contrato estipule cuándo se realizará el servicio (idealmente, al siguiente día hábil).

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Cuando un arrendamiento no es un arrendamiento

Lea la letra chica de cualquier contrato de arrendamiento que firme. Existe un arrendamiento que se considera como una compra, lo que significa que no podrá deducir sus pagos mensuales. Se ha realizado una compra de capital si las condiciones de su contrato de arrendamiento están estructuradas de modo que usted cumpla uno de los siguientes criterios:

• Tiene una "opción de compra de ocasión" en la que puede adquirir la máquina por un monto simbólico al término del arrendamiento.
• Está arrendando la máquina por el 75% de su vida útil.
• El pago total realizado durante el periodo de su arrendamiento equivale a más del 90% del valor justo de mercado de la máquina. Recuerde que los pagos incluyen cargos financieros e impuestos sobre las ventas y que deben deducirse para descubrir el precio real que está pagando por el equipo.

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